Kasus : Polybac Equipment Service Company di Mexico

Polibac Equipment Service adalah perusahaan manufaktur sistem pengolahan air limbah industri yang berbasis di Philadelphia dan memiliki pabrik-pabrik di seluruh dunia. Emilio Chavez adalah Direktur Utama PESCO Mexico yang baru-baru ini telah memutuskan untuk menerapkan SPIR. PESCO Mexico memiliki operasi komputer mainframe yang besar tapi tidak pernah memiliki rencana informasi strategis. Chaves menanyakan pendapat kepada para wakil direktur melalui e-mail mengenai makhsudnya ini.

Berikut pendapat dari para wakil direktur :

1. Benito Flores, Wakil Direktur Manufaktur dan Penjualan

bahwa SPIR telah lama dipikirkannya, bagian manufaktur dan penjualan ingin mengembangkan rencana strategis sendiri dengan tidak memiliki keterkaitan dengan bagian yang lain karena memiliki peralatan komputer yang akan dipergunakan dengan aplikasi sendiri pula. Selain itu harus diberikan kebebasan untuk merencanakan bagaimana peralatan tersebut dan peralatan tambahannya untuk digunakan di masa depan.

2. Juan Alvarez, Wakil Direktur Keuangan

Bahwa tiga wakil direktur harus bekerja sama untuk mengembangkan satu rencana strategis karena memiliki hubungan kerja yang baik dalam banyak hal. dengan kata lain suatu pendekatan SPIR yang dilakukan bersama-sama pasti akan berhasil.

3. Betty Wilson, Wakil Direktur Informasi

Jasa informasi harus menyiapkan seluruh rencana sumber daya informasi strategis untuk seluruh Polibac Mexico tanpa melibatkan bagian lainnya karena telah memiliki tanggung jawab yang besar terhadap bagiannya masing-masing. Jasa informasi menginginkan seluruh tanggung jawab perencanaan strategis.

Sebagai seorang konsultan yang diminta untuk memberikan saran kepada Direktur Chavez mengenai pendekatan SPIR adalah sebagai berikut :

Perencanaan Sumber Daya Strategis 
- kegiatan mengidentifikasikan sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan di masa depan
- mendapatkan sumber daya tersebut dan mengelolanya.

SPIR adalah tanggung jawab semua manajer terutama manajer jasa informasi/CIO.
Perencanaan sumber daya strategis disusun pada bidang-bidang fungsional perusahaan yang akan merinci bagaimana masing-masing bidang akan mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan strategisnya.
Solusi untuk masalah yang tidak memadainya sumberdaya informasi adalah teknik perencanaan strategis sumberdaya informasi. Ketika perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencana perusahaan mencerminkan kebutuhan yang dapat disediakan oleh jasa informasi dan rencana jasa informasi mencerminkan kebutuhan dukungan sistem di masa depan.


Proses dalam SPIR dilalui dengan langkah mengidentifikasi, menentukan, mendapatkan, dan mengelola sumberdaya informasi apa yang akan dibutuhkan di masa yang akan datang pada perusahaan.

Perusahaan memperoleh sumberdaya informasi yang semakin banyak diseluruh perusahaan dan tersebar di pabrik-pabrik seluruh dunia, maka tugas manajemen sumberdaya informasi menjadi lebih rumit. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada pundak CIO, tetapi juga pada semua manajer dalam perusahaan.

Perencanaan strategis disusun pada bidang-bidang fungsional perusahaan yang akan merinci bagaimana bidang-bidang tersebut akan mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan strategisnya.  Pendekatan bisa dilakukan dalam bentuk masing-masing yang saling terlepas antar bidang yang dikenal dengan Transformasi Kumpulan Strategis (Strategy  Set Transformation). Pendekatan lainnya yaitu dengan konsep perencanaan strategis sumberdaya informasi (Strategic Planning for Information Resourcer - SPIR)

Keuntungan pendekatan SPIR :
- mengurangi beban kerja para ahli informasi
- mengurangi kesenjangan komunikasi antara user dan information specialist

Kekurangannya :
- bidang fungsional tidak selalu memiliki sumberdaya untuk menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan

Perencanaan strategis mengidentifikasikan tujuan-tujuan yang akan memberikan keuntungan bagi lingkungan perusahaan serta menentukan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Setelah rencana strategis ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.